Documento digital ou impresso: o que é melhor?

Olá, motorista!

Hoje em dia, com a tendência à digitalização, já existem os documentos em formato digital, que são mais práticos que as versões impressas.

Vamos analisar, neste post, as vantagens e desvantagens de um e do outro formato. Leia e tire suas conclusões sobre o que é melhor: documento digital ou impresso. Descubra o que você vai ver neste texto.

O digital veio para facilitar a vida

O mundo eletrônico veio para facilitar nossa vida. É uma verdade. Vivemos na Era Digital, que transformou a nossa forma de se relacionar e trabalhar.

Hoje, já existem lojas virtuais, livros digitais (e-books), plataformas comerciais (marketplaces e outras), diferentes softwares e aplicativos (alguns disponíveis na nuvem), redes sociais, radioweb, streaming (uso de dados para assistir a vídeos), aulas remotas e muitas outras inovações que contribuem para o nosso conforto e velocidade de interação.

Com a internet, ficou mais fácil ter acesso a diferentes recursos e se conectar com locais distantes do mundo. Surgiram, assim, novas técnicas e conceitos.

Documento digital x documento digitalizado

Convém diferenciar documento digital de documento digitalizado. O primeiro já tem origem no mundo eletrônico, “nasce” no universo digital, não tem e não precisa de versão impressa. Já o digitalizado é uma cópia eletrônica (popularmente “escaneada”) de um documento impresso e não tem validade jurídica.

Vale lembrar que todo documento digital (não digitalizado) é original, autêntico, com validade jurídica — não se trata de cópia nem de escaneamento. Nesse caso, você pode ter a versão impressa e digital de um mesmo item, mas ambas são originais.

Documentos impressos: prós e contras

Vamos especificar as características da documentação impressa e da digital, priorizando a do motorista de veículo automotor terrestre (carro, moto, caminhão, utilitário).

Para decidir qual é o melhor, vale a pena conferir a diferença entre documento digital ou impresso. Analisando as diferenças, você pode pesar os prós e os contras e chegar à sua própria conclusão. Comecemos pelos documentos impressos, considerando as vantagens e as desvantagens, os prós e os contras:

Prós

Apesar de tudo, eles ainda são os mais usados, funcionando em um número maior de situações. Analisemos, portanto, suas principais vantagens.

Sensação de segurança

Muitas pessoas ainda têm a sensação de segurança com os documentos físicos, sendo a documentação digital um assunto novo para muitos motoristas. Assim, muitos resistem em aceitar essa inovação, em depositar sua confiança nos itens completamente digitais.

Se surgirem problemas judiciais, alguns sentem mais segurança em apresentar documentos impressos e assinados, além de outras provas. Na verdade, eles ainda são requisitados em algumas situações.

Acesso independente

Os documentos impressos não estão condicionados a computadores e outros dispositivos eletrônicos. Também não dependem de internet. Eles podem ser levados a qualquer local sem precisar se preocupar com a conexão à rede nem com a falta de bateria.

Cumprimento da legislação

Ainda não existe uma regulamentação totalmente definida sobre documentos digitais e digitalizados. Por isso, em algumas situações, os próprios órgãos competentes preferem a documentação impressa. Talvez, em alguns momentos, ela será fundamental para o cumprimento da lei.

Contras

Chegou a hora dos contras, das desvantagens. É importante ver os dois lados da moeda, não é? Então vamos lá:

Vida útil limitada

Um ponto desfavorável é a vida útil dos documentos impressos. Ainda que estejam bem armazenados, eles sofrem com a ação do tempo. Trata-se de um desgaste que não pode ser evitado, o que requer a adoção de práticas e cuidados para manter os itens conservados pelo maior período possível.

No caso de documentos que são manuseados com frequência, o desgaste tende a ser maior. Alguns podem ficar ilegíveis (ou até inutilizáveis) por causa do manuseio, ação do sol e do ar e outras coisas. Uma técnica muito aplicada na conservação de documentos é a plastificação (importante: alguns documentos não permitem a plastificação, fique atento).

Armazenamento

Também é necessário ter um espaço físico para armazenar os documentos: uma pasta, uma carteira. A falta de organização nesse sentido pode gerar muita dor de cabeça.

Riscos de perdas e danos

Alguns motoristas costumam deixar a documentação principal guardada no carro para evitar problemas de esquecimento. Mas, em certos casos, como roubo do veículo, esses documentos também são levados e será necessário tirar a segunda via, o que significa mais trabalho.

Além disso, caso não estejam bem guardados e organizados, esses documentos podem ser perdidos. Pode acontecer, inclusive, de serem jogados fora juntos de outros papéis.

Os impressos, mesmo com algum tipo de proteção (plastificação, por exemplo), estão sujeitos a intempéries, como rasgos, rasuras, amassados, queda de líquidos, manchas e outras coisas. Perdas ou danos podem gerar problemas como penalidades durante uma fiscalização (inclusive multas). Daí a necessidade de emitir quanto antes a segunda via.

Mais um aspecto que deve ser levado em consideração é quanto à segurança da informação. O simples esquecimento do documento em algum lugar, por exemplo, pode dar fácil acesso aos dados do motorista, certo? Dados esses que, eventualmente, podem ser usados de maneira indevida.

Documentos digitais: prós e contras

Para compreender melhor a importância dos documentos digitais, o mais indicado a fazermos é analisar os prós e os contras da mesma forma que fizemos com os documentos impressos.

Vamos começar analisando as vantagens do documento digital.

Prós

Os documentos digitais se destacam porque proporcionam mais segurança e otimizam os processos. Vejamos, em mais detalhes, esses pontos positivos.

Segurança

A assinatura digital é baseada em tecnologias avançadas de criptografia. Ela conta com um código exclusivo que a deixa associada à respectiva certificação digital e ao documento assinado.

O certificado digital fica vinculado à pessoa que o pediu, passando por autenticação das Autoridades Certificadoras, que asseguram que a pessoa que portar o certificado é a mesma que ela diz ser. Diante de tantos cuidados, é mais difícil falsificar a assinatura eletrônica. É uma confirmação que não precisa ser feita em cartórios, o que melhora os processos e reduz gastos.

O documento digital também oferece vantagem em relação ao digitalizado, já que a autenticidade do último pode ser contestada e somente se confirma que é autêntico ao se apresentar o documento original, que é impresso.

Os documentos digitais, por sua vez, não necessitam de versões impressas porque a validade jurídica existe apenas de forma virtual, ou seja, é preciso somente a assinatura digital para sua autenticação.

Preocupação ambiental

A sustentabilidade é um assunto recorrente que impacta empresas privadas e públicas. Adotar documentos digitais torna-se, assim, uma importante decisão.

Calcula-se que 50% dos resíduos gerados pelas empresas no mundo equivalem a papel. Também é importante saber que, para produzir uma folha A4, são necessários, aproximadamente, 10 litros de água.

Praticidade e economia de tempo

Outras vantagens do documento digital são a praticidade e a economia de tempo. Considere, por exemplo, ter que procurar um documento antigo e impresso entre seus pertences. Isso pode ocupar um grande período e dar muito trabalho.

O documento digital dispensa esse trabalho. Basta acessá-lo em algum dispositivo com praticidade. Contudo, é importante que ele esteja armazenado em segurança em sua biblioteca virtual. Algo que, para ser encontrado, poderia levar horas no formato impresso, pode ser localizado somente em alguns segundos no formato digital.

Tirando a CNH digital

Tirar a CNH digital é um processo prático e relativamente rápido. Caso a Carteira Nacional de Habilitação tenha sido conquistada depois de 2017 e já tenha, no verso, o código QR, pode-se fazer a CNH usando o aplicativo “Carteira Digital de Trânsito”.

Fique atento para não ser enganado — faça o download do aplicativo oficial, cujo nome do desenvolvedor (Governo do Brasil) vem logo abaixo do nome do app.

Para acessar o aplicativo, é preciso ser cadastrado no gov.br. Para fazer esse cadastro, você pode acessar o site do gov.br ou baixar o aplicativo dele em seu celular e se cadastrar.

Após o cadastro no gov.br, você usa o mesmo login e senha para acessar a Carteira Digital de Trânsito. Caso você já tenha seu certificado digital (e-CPF), use-o depois de logado para entrar no aplicativo, crie um PIN e, em seguida, leia o código QR. Em alguns segundos, a CNH estará disponível.

No caso de ainda não ter certificado digital, você pode validar sua identificação pelo reconhecimento facial. Em seguida, leia o código QR e a CNH digital já estará pronta.

Redução de custos

Transtornos gerados por documentos físicos podem causar penalidades e prejuízos financeiros (como as multas pesadas). Assim, as versões virtuais são capazes de evitar essa situação por meio da redução de gastos.

Ainda que seja obrigatório guardar a documentação física original em algum lugar, as versões digitais prestam-se para consultas e outras ações que não precisem dos originais.

Vale lembrar que a CNH digital não envolve custo nenhum, desde que não seja necessário emitir uma nova carteira usando QR Code. Se for preciso fazer a emissão de uma nova CNH, há gastos que variam de acordo com o Estado.

Já adiantamos, quando tratamos de segurança, que a redução de gastos acontece também porque a comprovação de que um documento digital é autêntico não é realizada em cartórios, situação em que haveria custos com autenticação.

Contras

É importante considerar as desvantagens dos documentos digitais do mesmo modo que analisamos os pontos fracos dos impressos. Somente dessa forma será possível decidir qual é o melhor.

Necessidade da tecnologia

A documentação digital requer o uso de dispositivos eletrônicos e, em alguns casos, a internet, para que seja possível acessar os documentos. Isso pode resultar em resistência por parte de algumas pessoas. Diante de uma situação inesperada (queda na conexão, por exemplo), o que deve ser feito?

Há opções que ajudam a contornar o problema, como conservar dispositivos móveis acessíveis e disponibilizar cópias ainda que o sistema esteja offline.

Necessidade do certificado digital

A necessidade de tirar certificação digital pode ser um empecilho para algumas pessoas, considerando que nem todas se habituaram a esse conceito e não entendem o processo de aquisição. Apesar da praticidade oferecida por essa solução, deve-se compreender que, para quem ainda não se acostumou com certas ferramentas digitais, elas podem representar algo mais complexo e trabalhoso.

O processo de certificação envolve custos, não é gratuito. Não há um valor fixo, depende de como e onde será tirado.

O certificado digital deve ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora e tem um prazo de validade (12 a 36 meses), ao final do qual deve ser renovado. Por meio desse recurso, que tem eficácia jurídica, é possível fazer a assinatura digital em qualquer situação.

Preocupação com medidas de segurança

Sempre que se fala em documentação digital e internet, surgem dúvidas em relação à segurança de dados. Falamos acima sobre a segurança e a validade jurídica que a Autoridade Certificadora confere ao documento, mas é normal que haja preocupação referente ao acesso de terceiros, principalmente de criminosos cibernéticos.

Nesse sentido, recomenda-se usar ferramentas apropriadas para a digitalização e o armazenamento dos documentos. Felizmente, há softwares que são destinados à proteção de dados, respeitando o que determina a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Documento digital: formas de carregar

Como dissemos, para garantir mais segurança no porte de documento digital, você deve utilizar um software específico, que garanta proteção e confiabilidade.

Você pode instalar um aplicativo para motorista em seu celular. Apps dessa natureza reúnem todas as funcionalidades que o condutor ou proprietário de um veículo precisa para andar sempre em dia com sua documentação e outras exigências da lei. Os documentos digitais ficam armazenados em total segurança e são muito fáceis de acessar.

O Gringo é um exemplo de aplicativo dessa categoria. Ele permite, inclusive, o armazenamento do novo CRVL (Certificado de Registro e Licenciamento de Veículos) no próprio app, facilita o monitoramento de multas e da pontuação da CNH, além de avisar sobre o pagamento de IPVA, DPVAT e licenciamento.

Mostramos a diferença entre documento digital ou impresso, as vantagens e as desvantagens de cada tipo, e salientamos que, quando utilizamos as ferramentas apropriadas, é possível reduzir os contras dos documentos digitais.

Os benefícios do documento digital acabam, desse modo, destacando-se mais que os aspectos negativos que ele pode apresentar. Os documentos impressos não oferecem as mesmas vantagens, apesar de ainda serem necessários em algumas situações.

Agora que você já pode decidir o que é melhor, entre documento digital ou impresso, aproveite para baixar nosso aplicativo e garantir mais segurança e praticidade no armazenamento, e no uso da documentação do motorista!